نگهداری اسناد بسیار مهم است. شرکتها معمولا در مواجهه با امور مختلف دولتی ماننذ بیمه، مالیات و… نیاز به ارایه سوابق خود را-حداقل در طی یک سال درمیابند. افراد نیز به عنوان عضوی از جامعه باید مدارک و سوابق کاری، پزشکی و دولتی خود را حفظ کنند.
به گزارش کاماپرس،گاهی کارکنان با دستکاری سوابق خود بعضی از اطلاعات مانند سوء پیشینه یا عدم رضایت کارفرما را از بین میبرند. در چنین مواردی داشتن سابقه مخدوش نشده در نزد مدیران میتواند بسیار مفید باشد. بی شک هر انسانی حداقل یک بار از کاورهای پلاستیکی کاغذ استفاده کرده است. چرا که کاورهای کاغذ کاربردهای متفاوت و متنوعی دارند. شما برای چه منظوری از این کاورها استفاده کرده اید؟ برای حمل بهتر و بدون آسیب اسناد، برگه ها و مدارک یا نگهداری و بایگانی آنها؟ آنچه که پر واضح است این نکته است که بایگانی بدون کاور پلاستیکی کاغذ یعنی هیچ. این دو با هم یک مفهوم قدرتمند ایجاد می کنند که هرگز از بین نخواد رفت.
اما دلیل استفاده از کاور پلاستیکی کاغذ چیست؟
1. نگهداری اسناد و مدارک مهم
معمولا برای بایگانی اسناد و برگه ها از زونکن استفاده می شود. بسیاری از برگه ها را می توان پانچ کرد و سپس در زونکن یا کلاسور قرار داد، اما پانچ کردن هر سند و مدرکی مجاز نیست. مثلا مدارک تحصیلی، جواز کسب یا عقدنامه در صورت پانچ شدن، فاقد ارزش و اعتبار است.
2. صرفه جویی در کاغذ، هزینه و فضا
برخی از اسناد و برگه ها به صورت مداوم استفاده می شوند، بنابراین احتمال آنکه کثیف یا پاره شوند، بیشتر است. به همین دلیل است که گاهی مجبوریم یک زونکن سنگین را با خود حمل کنیم تا نیازی به خارج کردن اسناد از زونکن نباشد. راهکاری که عده ای برای حل این مشکل در نظر می گیرند این است که از هر مدرک، چند نسخه کپی تهیه می کنند تا لازم نباشد مرتب به نسخه اصلی مراجعه کنند.
3. محافظت از اسناد و مدارک در طول زمان
به گزارش ایسنا، استفاده از کاورکاغذ در بایگانی سبب افزایش طول عمر و ماندگاری اسناد، مدارک و برگه ها می شود. کاور پلاستیکی کاغذ از مدارک در برابر نفوذ رطوبت، گرد و غبار و سایر آلاینده های مخرب محافظت کرده و مانع از پس دادن جوهر یا از بین رفتن رنگ اسناد و مدارک می شود.
ویژگی های کاور پلاستیکی کاغذ
در این مطلب قصد نداریم به توضیح مفصل مشخصات و ویژگی های کاور کاغذ بپردازیم. چرا که هدف از این نوشته بیان دلایل استفاده از آن است. بنابراین به طور خلاصه چند موردی را در ادامه خواهیم گفت.
ـ کاورهای کاغذ معمولا از جنس پلی پروپیلن است. برخی از کاورهای کاغذ نیز جنس پلی اتالین و یا مواد بازیافتی هستند.
ـ کاورهای کاغذ در ابعاد و اندازه های متفاوتی موجود است. به طور کلی سایزهای استاندارد کاور برگه عبارت است از: A3، A4 و A5 که رایج ترین سایز آن، سایز کاغذ A4 است.
ـ تعداد پانچ های کاورهای پلاستیکی نیز متغیر است اما معمولا کاورهای کاغذ 3 سوراخه، 7 سوراخه، 11 سوراخه و یا 30 سوراخه هستند.
ـ کاورهای کاغذ معمولا ضخامتی بین 2 تا 4 میلی متر دارند. در نظر داشته باشید که ضخامت کاور بستگی به جنس مواد سازنده آن دارد.
ـ شفافیت کاور کاغذ نیز بستگی به جنس مواد سازنده و ضخامت آن دارد.
ـ نحوه ورود کاغذ در کاورهای پلاستیکی به 2 صورت است، کاغذ یا از بالا و یا از کنار وارد کاور می شود.
ـ گنجایش کاورهای کاغذ معمولا 1 یا نهایت 2 برگه است. البته کاورهایی هم وجود دارد که از جنس پی وی سی بوده و ظرفیت بیشتری برای نگهداری برگه دارند.
میدواریم این مطلب کوتاه به شما کمک کند تا یک بایگانی بی نقص انجام دهید و اسناد و برگه هایی که برایتان مهم است، همیشه سالم بمانند.
برای دسترسی سریعتر به اخبار مهم روز، عضو کانال تلگرام کاماپرس شوید. برای عضو شدن اینجا را کلیک کنید.
انتهای پیام
مرتبط با :
پاپکو
