برگزاری جلسات کاری در محیط‌های اداری و سازمانی، یکی از ابزارهای مهم در راستای افزایش بهره وری و کارایی است. با پیشرفت فناوری، نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات در راستای برگزاری جلسات مفید و سودمند به کمک مدیران آمده است.
برای دسترسی سریع‌تر به اخبار داغ بازار فناوری اطلاعات اینستاگرام کاماپرس را دنبال کنید. از اینجا وارد شوید.
به گزارش کاماپرس، تشکیل منظم جلسه در حین اجرای یک پروژه یا انجام هر نوع فعالیت یا کار در محیط‌های کاری و اداری، موجب تبادل اطلاعات موجود و اتخاذ تصمیم‌های بهتر در نتیجه همفکری تمام اعضا می‌شود. البته برگزاری جلسه، زمانی سودمند است که از مدیریت مناسبی برخوردار باشد. امروزه تکنولوژی و استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات ، کیفیت و کارایی جلسات را افزایش داده است. کاماپرس در ادامه به بررسی مهارت‌های اساسی مدیریت جلسه و روش‌های بهبود آن می‌پردازد.
مدیریت جلسه چیست؟
مدیریت جلسه شامل تمامی اقداماتی است که مدیران و برگزارکنندگان جلسه، پیش، حین و پس از جلسه انجام می‌دهند تا جلسه با موفقیت و با بهترین خروجی برگزار شود. تمام فرایندهای موجود در مدیریت جلسات اهمیت داشته و عدم اجرای صحیح آن‌ها می‌تواند منجر به اتلاف وقت و سرمایه سازمان یا پروژه شود.
برخی از مهم‌ترین مهارت‌های لازم برای مدیریت جلسه در ادامه بررسی شده است؛
لزوم برگزاری جلسه و اولویت‌ها را بررسی کنید
صرفه جویی در وقت مدیران بسیار اهمیت دارد. از این رو پیش از برگزاری هر نوع جلسه، ابتدا ضرورت تشکیل جلسه را بررسی کنید. طبیعتاً برگزاری جلسات متعدد و طولانی، بخش قابل توجهی از زمان شما و سایر اعضا را گرفته و ممکن است منجر به فرسودگی تیم شود. از این رو ابتدا جلسات با موضوعات مهم را اولویت بندی کرده و تنها بر روی مدیریت یک جلسه مفید و سودمند متمرکز شوید.
هدف و موضوع جلسه را در دستور جلسه مشخص کنید
بررسی موضوع جلسه و هدف آن، مهم‌ترین فاکتور در برنامه ریزی زمان جلسه و تعیین اولویت‌های جلسات است. موضوع و هدف جلسه باید به‌صورت کاملاً شفاف و روشن در دستور جلسه مشخص شود. در تنظیم دستور جلسه باید دقت و حساسیت بسیاری به‌خرج داده و تمام موضاعاتی و بحث‌هایی که قرار است در جلسه مطرح شود را در آن در ذکر کنید. در واقع تعیین دقیق دستور جلسه به مشخص شدن زمان موردنیاز برای هر جلسه نیز کمک می‌کند.
رئیس یا دبیر جلسه را مشخص کنید
برگزاری جلسه نیازمند حضور یک رئیس یا دبیر است که موارد مرتبط با برگزاری را برعهده بگیرد. مدیر جلسه علاوه بر هماهنگی زمان جلسه، ارسال دعوت نامه برای اعضا و غیره، در حین اجرای جلسه به برگزاری منظم جلسه کمک می‌کند. رئیس جلسه بر روی اجرای موارد مذکور در صورت‌جلسه نظارت کرده و در نهایت وظیفه جمع‌بندی را بر عهده دارد. توجه داشته باشید که اعضا و شرکت‌کنندگان باید بتوانند به طریقی با رئیس جلسه ارتباط برقرار کنند.
زمان جلسه را مدیریت کنید
برنامه ریزی زمان جلسه یکی از فاکتورهای مهم و تأثیرگذار در سودمندی جلسات است. مدیران حرفه‌ای زمان جلسه را با توجه به موضوع جلسه و موارد دستور جلسه به‌صورت حدودی تخمین زده و تلاش می‌کنند تا به حد ممکن از میزان آن کم کنند. برنامه ریزی زمان جلسه باید به‌نحوی باشد که باعث خستگی اعضا و عدم توجه آن‌ها نشود. برنامه ریزی زمان جلسه برای صرفه جویی در وقت مدیران بسیار اهمیت دارد.
صورت جلسه را ثبت و مصوبات را پیگیری کنید
برگزاری جلسه، بدون تدوین و ثبت نتیجه بحث‌ها و مصوبات بی‌فایده است. در واقع برگزاری جلسه منجر به اتخاذ تصمیم‌ها و تدوین مصوباتی می‌شود که نحوه‌ی اجرای آن‌ها باید پیگیری شود. ضمن این‌که این مصوبات باید در قالب دستور جلسه ثبت شده و در اختیار تمام اعضا قرار بگیرد. این مسئله در نهایت موجب تسهیل فرایند پیگیری مصوبات و ایجاد شفافیت می‌شود.
بهبود مدیریت جلسه با نرم افزار مدیریت جلسات
با پیشرفت فناوری، کامپیوتر و نرم‌افزارهای تولیدی در راستای تسهیل امور مدیریتی به کمک مدیران آمده‌اند. استفاده از این نرم افزارها تأثیر قابل توجهی در ساده‌سازی مدیریت جلسه و همچنین افزایش بهره وری و کارایی آن‌ها دارد. نرم افزار مدیریت جلسه و پیگیری مصوبات سپهر ماهان یکی از نرم‌افزارهای حرفه‌ای در این حوزه است که با قابلیت‌ها و ویژگی‌های متنوعی طراحی و در بازار عرضه شده است.
نرم افزار مدیریت جلسات سپهر ماهان چه ویژگی‌هایی دارد؟
از قابلیت‌ها و مزایای نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات سپهر ماهان می‌توان به امکان برنامه ریزی زمان جلسه ، ارسال دعوت نامه ، امکان ثبت دستور جلسه ، امکان ثبت صورت جلسه ، قابلیت پیگیری مصوبات ، صرفه‌جویی در وقت مدیران ، بالا بردن سرعت پیگیری و افزایش بهره‌وری اشاره کرد.
سپهر ماهان
شرکت دانش بنیان فناوران سپهر ماهان، نخستین شرکت ارائه‌دهنده شبکه تعاملی سازمانی در ایران است. این مجموعه با هدف افزایش کارایی کارکنان، هوشمندسازی فرآیند کاری و مدیریت کارها، بهبود فضای کاری، ثبت و نگهداری اطلاعات در بستری مدرن و انجام مأموریت‌های تعریف‌شده برای هر سازمان جامع‌ترین نرم افزارهای سازمانی را برای کمک به مدیران و شرکت‌ها طراحی و تولید کرده است.
انتهای پیام
مرتبط با :
سپهر ماهان
