قراردادهای مالی در دو معنای خاص و عام قابل بررسی هستند. معنای عام تمامی قراردادهایی که در آنها وجه نقد یا ارز تبادل می‌شود را دربرمی‌گیرد و معنای خاص به مقوله تأمین مالی منحصر می‌شود. در ادامه بیشتر به معنای عام این نوع از قرارداد پرداخته می‌شود و ارکان و مدیریت بهینه این دسته از قراردادها مورد بررسی قرار می‌گیرند.
انسان‌ها از ابتدای زندگی گروهی تا رسیدن به جوامع پیشرفته کنونی در حال تبادلات مختلفی با یکدیگر بوده‌اند. در این تبادلات رکن اصلی مبادلات به دست آوردن منافع مالی و پرداخت وجه یا کسب ارزش بوده است. رشد جوامع و پیچیدگی بیشتر این تبادلات منجر به ایجاد قوانین و نهایتاً دسته‌بندی‌های متفاوت و در نتیجه سرازیر شدن داده‌های حجیم به سوی عاملین این تبادلات شده است.
در حال حاضر تمامی تعاملات گذشته در قالب قراردادهای مالی درآمده‌اند. در تعریف اصطلاح قرارداد مالی می‌توان گفت این قرارداد در رأس تمامی عقود معین مندرج در قانون مدنی است که جنبه مادی دارند. یعنی فقط ازدواج و تعداد کمی از قراردادهای دیگر در این دسته قرار نمی‌گیرند. به عبارت دیگر قراردادهایی که موضوع آنها یک مال یا حق مالی باشد و در متون حقوقی و قوانین با عبارات بیع، اجاره، مضاربه و موارد دیگر ذکر می‌شوند قرارداد مالی هستند.
قراردادهایی که در حیطه کسب‌وکار و در مفهوم مدرن منعقد می‌شوند، در اینجا بیشتر مورد توجه قرار می‌گیرند. تمامی فرایندهای جاری در بنگاه‌های اقتصادی بر مبنای قرارداد گذاشته شدهاند.
قرارداد مالی از دیدگاه حقوقی در ایران تمایزی با قراردادهای دیگر ندارد. قراردادهای مالی در سطح جامعه کاربردهای مختلفی دارند. از قراردادهای استخدامی و تبادلات سازمان‌های بین‌المللی گرفته تا تأمین کالا از سوی افراد یا کسب‌وکارهای کوچک، جملگی در این دسته قرار می‌گیرند.
قرادادهای مالی در دسته‌های مختلفی قرار می‌گیرند و با ابعاد و بخش‌هایی سروکار دارند که در دنیای کسب‌وکار بر تنوع این دسته‌بندی بیشتر افزوده می‌شود. به همین دلیل مدیریت قرارداد از چالش‌ها و دغدغه‌های اصلی پیشبرد اهداف سازمانی به شمار می‌آید.
قراردادهای استخدام، قراردادهای تأمین کالا و تجهیزات، قراردادهای خدماتی، قراردادهای بانکی، قراردادهای برون‌سپاری، قراردادهای خرید و فروش و قراردادهای متعدد دیگر از جمله قراردادهایی هستند که انعقاد آنها ضروری و نظارت بر اجرای هر کدام از ملزومات حیات کسب‌وکارها و تداوم سازمان‌ها است.
ثبت و ذخیره‌سازی اطلاعات مالی و قرارداهای هر مجموعه فعال اقتصادی دشوار است. در حال حاضر برای هر اقدام کوچک یا بزرگی در فرایندهای مختلف سازمانی قراردادی منعقد می‌شود. در نتیجه حجم بسیار زیادی از داده‌ها و اطلاعات در هر سازمان وجود دارد که باید به کمک ابزار مختلف به درستی طبقه‌بندی و ذخیره‌سازی شوند و بر روند پرداخت آنها نیز نظارت کاملاً دقیقی وجود داشته باشد. همچنین دسترسی سریع و آسان به اطلاعات آنها میسر باشد.
در کنار این قراردادها لازم است تا تحلیل‌های درستی از وضعیت مالی نیز بر اساس داده‌های موجود صورت گیرد تا تصمیم‌گیری‌های آتی در مورد مخارج مالی بر مبنای واقعیت باشند.
با توجه به موارد ذکر شده قراردادهای مالی نیازمند ثبت، دسته‌بندی، ذخیره‌سازی، نظارت بر پیشرفت، بررسی دوره‌ای و تحلیل داده و تهیه گزارش هستند تا بودجه‌بندی و میزان هزینه و محاسبات مالی و مالیاتی شرکت‌ها درست و به‌موقع صورت گیرد.
باید در نظر داشت که هرگونه اخلال و تضاد در سیستم محاسبات مالی ممکن است در نظام مالیاتی کشور به منزله تخلف باشد و جریمه به آن تعلق می‌گیرد. همچنین پیشینه کسب‌وکارها را خدشه‌دار می‌کند که اصلاح آن بسیار سخت خواهد بود.
قرارداد مالی در بازار سرمایه‌ای
در اینجا کاربرد تک‌منظوره و متفاوت‌تری از قرارداد مالی معرفی می‌شود که از کاربرد و معنای عام آن متمایز است. پیش از این انواع مختلف قراردادها در مجموعه قراردادهای مالی آورده شدند. اینجا اصطلاح قرارداد مالی به عنوان یک مورد کاملاً مشخص از انواع قرارداد مطرح می‌شود. یکی از روش‌های متداول در تأمین مالی طرح‌ها و پروژه‌های مختلف توسط انعقاد قرارداد مالی صورت می‌گیرد. این قرارداد ویژه، زمانی مطرح می‌شود که خریدار منابع مالی کافی به صورت نقد برای پرداخت خدمت یا کالایی که دریافت می‌کند، در اختیار نداشته باشد. در این حالت یک مؤسسه مالی به عنوان طرف سوم وارد معامله می‌شود و با فروشنده تسویه‌حساب می‌کند.
در این روش معمولاً بانک‌ها تأمین‌کننده منابع مالی هستند یا اشخاص حقیقی و حقوقی که به عنوان سرمایه‌گذار و طبق قوانین و ضوابط موجود وارد معامله می‌شوند. به این نوع ورود بانک‌ها و اشخاص حقیقی و حقوقی در قراردادها “تأمین مالی” گفته می‌شود.
قرارداد مالی قابل بسط به تمامی عرصه‌های فعالیت اقتصادی و مناطق جغرافیایی است. این قراردادها در موارد بین‌المللی نیز کاربرد دارند. معمولاً از این دسته قراردادها استفاده می‌شود تا توسعه اقتصادی بیشتری حاصل شود.
ارکان قراردادهای مالی
در معنای عام قراردادهای مالی معمولاً خدمت یا کالا یا ارزشی در ازای انجام کار از سوی یکی از طرفین به دیگری ارائه می‌شود. در چنین شرایطی تأمین‌کننده یا تولیدکننده و دریافت‌کننده، شرایطی را مشخص و در قرارداد ذکر می‌کنند تا هم معامله آنها به درستی تعریف شده باشد و هم در صورت بروز هر گونه اختلاف و مشکل در فرایند انجام کار، دوباره به قرارداد مراجعه کرده و به کمک اطلاعات آن، مشکل را حل کنند.
اهمیت قراردادهای مالی زمانی مشخص می‌شود که در فرایند اجرا و چگونگی اتمام قرارداد خللی وارد شود. در چنین شرایطی با رجوع به بندهای مختلف قرارداد باید بتوان مشکلات به وجود آمده را حل کرد. در صورتی که این قرارداد به درستی تنظیم نشده باشد و شرایط مختلف در آن سنجیده نشود، طرفین وارد یک فرایند فرسایشی بسیار مشکل حقوقی و قضایی خواهند شد.
به همین دلیل لازم است تا برای جلوگیری از هرگونه اختلاف و بروز مشکل پیش‌بینی‌های لازم اندیشیده شود. به‌طور کلی گفته می‌شود که قراردادها برای مواردی تنظیم می‌شوند که اجرای آنها با مشکل مواجه شده است و نه برای مواردی که کار به درستی و کامل انجام می‌شود و تبادلات مالی و تسویه‌حساب‌ها در زمان مقرر صورت می‌گیرند.
باید توجه داشت که برای هر گونه قراردادی و به ویژه در قراردادهای مالی لازم است تا موارد زیر به درستی، صراحت و شفافیت مشخص شوند.
- موارد تعهد: شامل خدمات، تولیدات، کالا، ارزش، مشاوره، تحلیل، طراحی یا هر مورد دیگر که یکی طرفین نسبت به آنها مکلف هستند.
- مشخصات و توضیحات دقیق در مورد خدمات: در قرارداد باید تمامی ویژگی‌ها و موارد خدمات، کالا، ارزی یا هر موضوعی که درباره آن توافق صورت گرفته است ذکر شود.
- هزینه‌ها و شرایط پرداخت: شفافیت در ذکر اعداد و ارقام و شکل و نحوه پرداخت‌ها از مهم‌ترین ارکان قراردادهای مالی هستند. در این مورد باید بیشترین دقت لازم به عمل آید، چرا که در بیشتر موارد تخلف در این رکن صورت می‌گیرد و مورد منازعه قرار می‌گیرد.
- زمان‌بندی: فواصل زمانی مراحل انجام و اتمام کار باید در قرارداد ذکر شوند تا در صورت تعلل یا تغییر آن به سرعت بتوان به راهکار مناسبی در برنامه‌ریزی‌های آتی دست یافت و برای اصلاح هر گونه تأخیر، اقدامات لازم را انجام داد.
- حدود و میزان مسئولیت و تعهدات طرفین: طرفین قرارداد در قبال انجام کار وظایف و تعهداتی دارند که باید تمامی موارد آن در قرارداد ذکر شده باشد تا در صورت بروز مشکل بتوان ریشه‌های آن را در عدول از انجام وظایف پیدا کرد.
- مراجع حل اختلاف: در صورت بروز مشکل و وجود اختلاف و انحراف از مسیر انجام کار باید معتمدان و مراجعی در نظر گرفته شوند که در مراحل ابتدایی برای حل اختلاف و جبران خسارات به آنها مراجعه شود.
- شرایط خاتمه قرارداد: تمامی قراردادها بندهایی را به شرایط اتمام همکاری یا پایان کار تنظیم می‌کنند که در آنها مشخص می‌شود در چه صورت قرارداد فسخ می‌شود یا همکاری با رسیدن به نتیجه یا بدون رسیدن به نتیجه پایان می‌یابد.
نکات مهم مدیریتی در قراردادهای مالی
همان‌طور که پیش از این توضیح داده شد، تنظیم یک قرارداد مالی نیازمند دقت نظر و تسلط کافی بر قوانین و شرایط حاکم بر جامعه اقتصادی و اجتماعی است که قرارداد در آن منعقد می‌شود.
برای تنظیم هر قرارداد مالی لازم است تا تمامی جوانب سنجیده شود و همچنین اصول و ارکان بنیادین قرارداد نیز مورد تمرکز و توجه قرار گیرد. کسب وکارها و سازمان‌های پیشرفته و هوشمند دریافته‌اند که باید در این مسیر از نرم‌افزارهای حرفه‌ای در تنظیم قرارداد و محاسبات امور مالی و مالیاتی کمک گرفته شود.
این نرم‌افزارها باید ویژگی‌هایی داشته باشند و بتوانند شرایط طبقه‌بندی، نظارت و مدیریت بر فرایندهای جاری در خود را به وجود آورند. دسترسی آسان داشته باشند و گزارش‌های آنی ارائه دهند. همچنین قابلیت عیب‌یابی و اعلام هشدار در شرایط عدول از اجرای مفاد قرارداد را نیز داشته باشند.
کسب درآمد یا صرف هزینه هر دو از مهم‌ترین تعاملاتی است که در فعالیت‌های اقتصادی و تجاری نقش ایفا می‌کنند. پس در اختیار داشتن امکاناتی که به خوبی بتوانند بر این تعاملات کنترل داشته باشند امتیازی اساسی به شمار می‌رود.
قراردادهای مالی مطمئن از تهیه پیش‌نویس مناسب با شرایط، آغاز می‌شود و به تسویه‌حساب و اتمام همکاری طرفین معامله خاتمه می‌یابد.
در این میان باید امور ثبتی و داخلی سازمانی طرفین معامله به درستی انجام شود. این امور شامل تخصیص اعتبار به هر قرارداد در بودجه‌بندی سازمانی، تعیین وظایف و حدود مسئولیت طرفین، شماره‌گذاری‌های مربوط به بایگانی و امور اداری، پیگیری وضعیت هر قرارداد، ساختاردهی و طبقه‌بندی انواع قراردادها، محاسبه دقیق هزینه و درآمد، پیگیری پرداخت‌ها و تحویل خدمت و کالا، انجام امور جانبی نظیر بیمه و تأیید تضمین قراردادها، محاسبه لحظه‌ای وضعیت مالی هر قرارداد و اعلام هشدار در صورت هرگونه تخلف و تأخیر می‌شود.
یکی دیگر از مسائل مربوط به قراردادها که در سطوح و بخش‌های مختلف سازمان تبدیل به چالش می‌شود عبارت است از عدم دسترسی و یکپارچگی اطلاعات و گردش آزاد داده در سازمان. معمولاً بخش اعتبارات، خزانه‌داری و مدیریت بخش‌های مختلف اجرایی درگیر در انجام وظایف یا دریافت خدمات قرارداد نیازمند دسترسی به اطلاعات و مراحل پیشرفت قرارداد هستند که عدم یکپارچگی و امکان جریان اطلاعات در سازمان موجب می‌شود تا بخش‌های مختلف امکان استفاده از اطلاعات به‌روز را نداشته باشند.
مدیریت نرم افزاری قراردادهای مالی در هر سازمان در دسته راهکارهای مالی قرار می‌گیرند که ممکن است متشکل از بخش‌های مختلفی باشند که توسط نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت می‌شوند. هر چه راهکارها پیشرفته‌تر باشند، شامل نرم‌افزارهای کاربردی و تخصصی‌تر خواهند بود. به شکلی که تمامی فرایندهای جاری و مرتبط با یکدیگر را قابل بررسی و مقایسه می‌سازند و تبادل داده در سطوح مختلف در آنها دچار ایراد نخواهد شد.
پیچیدگی نظام مالی و احتمال بروز خطا و ایراد در انعقاد قراردادها یا محاسبات مالی و پرداخت‌های مربوط به تسویه‌حساب منجر به ایجاد راهکارهای هوشمند و جامع شده است.
راهکار مالی دیدگاه جامع‌ترین راه حل در مدیریت مالی پاسخگوی تمام نیازمندی‌های حسابداری، بودجه و اعتبارات، خزانه‌داری، محاسبات بهای تمام شده و به ویژه قراردادها است.
سازمان‌ها و کسب‌وکارها و حتی اشخاص همیشه به دنبال راهکارهایی هستند که به فعالیت‌های خود سرعت و دقت بیشتری ببخشند و همچنین صرف هزینه کمتری برای انجام هر کار داشته باشند. تمامی مراحل و فرایندهای ایجاد و ثبت قراردادهای مالی در نرم افزار مدیریت قراردادها دیدگاه به صورت‌های پیش‌فرض آماده شده و امکان خودکارسازی آنها نیز وجود دارد.
خطا در تنظیم قرارداد
زمانی که تنظیم قراردادهای مالی از دقت و مهارت کافی برخوردار نباشد، ممکن است که در زمان انعقاد قرارداد هر کدام از ارکان قرارداد نادیده گرفته شوند، ماده‌ها، بندها و تبصره‌های کافی و پیش‌بینی‌کننده در متن قرارداد گنجانده نشوند، شرح تعهدات و وظایف، مراحل تسویه‌حساب، شرایط فسخ قرارداد یا مراجع لازم برای حل اختلاف در نظر گرفته نشود.
از سوی دیگر با امضای قرارداد فرایند اجرایی آن آغاز می‌شود و ضمانت اجرای قرارداد نظارت پیوسته بر پیشرفت مراحل و پیگیری امور جاری در قرارداد است. معمولاً طرفین قرارداد توانایی رصد دائمی پیشرفت امور خود و طرف مقابل را ندارند جز در شرایطی که از نرم‌افزارهای تخصصی و فرایندهای خودکار استفاده کنند.
در بیشتر مواردی که منجر به خسارت‌های زیاد می‌شوند، پیگیری پیشرفت قرارداد انجام نشده و در زمان موعد خدمت یا کالا تأمین نمی‌شود یا تأمین مالی و تسویه‌حساب به صورت کامل صورت نمی‌گیرد. در صورتی که اگر گزارش‌گیری مستمر از مراحل انجام پروژه انجام می‌شد، طرفین قرارداد از وجود ایراد و مشکل در پیشرفت پروژه مطلع می‌شدند و به یک راه‌حل مناسب می‌رسیدند.
به این ترتیب با بروز هر گونه خطا، ایراد یا مشکل در تنظیم، اجرا و پیگیری قراردادهای مالی ممکن است خسارات مالی جبران‌ناپذیر یا هنگفتی به سازمان و کسب‌وکار وارد شود.
انتخاب با کارفرمایان خواهد بود که قصد دارند از نیروی انسانی خطاپذیر و پرمشغله برای انجام امور مربوط به قراردادهای خود استفاده کنند یا نرم‌افزارهای هوشمند و دقیق.
انتهای پیام
مرتبط با :
چارگون
