در روزهای قطع اینترنت، چطور اتوماسیون اداری میتواند کسبوکار شما را نجات دهد؟
قطع و اختلال اینترنت بینالملل در ایران، فقط مشکل شبکههای اجتماعی و سرگرمی نیست؛ برای بسیاری از شرکتها یعنی توقف ارتباطات، تأخیر در انجام کارها و سردرگمی تیمها. در چنین شرایطی، کسبوکارهایی که هنوز همه چیزشان روی ایمیل، واتساپ، تلگرام و ابزارهای خارجی میچرخد، ضربه جدیتری میخورند.
راهحل چیست؟
یکی از کاربردیترین راهحلها، استفاده از نرمافزار اتوماسیون اداری تحت وب روی شبکه داخلی و ملی است؛ راهکاری که حتی در زمان قطع اینترنت بینالملل، ارتباط داخل سازمان و بین دفاتر را زنده نگه میدارد. در ادامه، چالشهای اصلی این روزها و نقش اتوماسیون اداری در حل هر کدام را مرور میکنیم.
۱. در دسترس نبودن ایمیلها و شبکههای اجتماعی رایج
وقتی دسترسی به سرویسهای ایمیل خارجی، واتساپ، تلگرام و… محدود میشود:
• ارسال و دریافت فایلها به مشکل میخورد
• تأییدها و هماهنگیها عقب میافتد
• پیگیری مکاتبات در چند کانال پراکنده، تقریبا غیرممکن میشود
اتوماسیون اداری چه کمکی میکند؟
یک اتوماسیون اداری تحت وب مثل اتوماسیون پیوست، به شما اجازه میدهد:
• تمام مکاتبات داخلی و بخش زیادی از مکاتبات بیرونی را از داخل یک سامانه واحد انجام دهید
• پیامها، ارجاعات، نامهها و پیوستها را در بستر امن داخلی/ملی رد و بدل کنید
• بهجای چندین کانال پراکنده، یک کارتابل واحد برای هر کاربر داشته باشید
بهاین ترتیب حتی اگر ایمیلهای خارجی یا پیامرسانهای بینالمللی در دسترس نباشند، ارتباط داخل سازمان شما مختل نمیشود.
۲. مشکل ارتباط بین دفاتر، کارخانهها و مشتریان
شرکتهایی که چند دفتر، شعبه یا کارخانه در شهرهای مختلف دارند، در زمان قطع یا اختلال اینترنت، بیشتر تحت فشار قرار میگیرند:
• ارسال گزارشها و فرمها از کارخانه به دفتر مرکزی عقب میافتد
• هماهنگی بین واحد فروش، تولید و پشتیبانی سخت میشود
• اطلاعات مشتریان بهروز و یکپارچه به دست همه نمیرسد
نقش اتوماسیون اداری در ارتباطات چندنقطهای
با استقرار اتوماسیون اداری:
• دفاتر، شعب و کارخانهها از طریق شبکه داخلی یا شبکه ملی به یک سامانه واحد متصل میشوند
• گردش نامهها، فرمها، درخواستها و مصوبات بین نقاط مختلف، ساختارمند و قابل ردیابی میشود
• میتوان بر اساس سناریوی سازمان، اتصال چند سرور و تبادل اطلاعات بین آنها را پیادهسازی کرد (ویژگیای که در محصول پیوست هم پشتیبانی میشود)
در نتیجه، حتی وقتی ارتباط با سرویسهای خارجی مختل است، ارتباط داخل سازمان و بین نقاط مختلف مجموعه قطع نمیشود.
۳. عدم دسترسی به مستندات و پروندهها
وقتی مستندات در چند هارد، ایمیل، فلش، گروه واتساپی و کانالهای مختلف پخش باشد:
• پیدا کردن یک قرارداد یا صورتجلسه حیاتی زمانبر میشود
• ریسک گمشدن یا از بین رفتن فایلها بالاست
• در شرایط بحران (مثل قطع اینترنت) دسترسی به سوابق بهشدت دشوار میشود
مزیت اتوماسیون در مدیریت مستندات
اتوماسیون اداری مناسب، به شما کمک میکند:
• تمام مستندات، نامهها، پیوستها و فایلها را در یک بانک اطلاعاتی امن ذخیره کنید
• دسترسیها را بر اساس نقش، واحد سازمانی، سطح محرمانگی و… کنترل کنید
• بهسرعت از طریق جستوجوی هوشمند، به هر نامه یا سندی برسید
• در صورت نیاز، دادهها و سوابق سیستمهای قبلی را نیز کانورت و منتقل کنید (قابلیتی که در پیوست برای انتقال دادههای جاری و سنواتی لحاظ شده است)
این یعنی در روزهای بحرانی هم، دسترسی به اسناد حیاتی سازمان، وابسته به ایمیل یا پیامرسان خارجی نیست.
۴. دورکاری، موبایل و استفاده از شبکه ملی
یکی از درسهای مهم چند سال اخیر برای کسبوکارها، اهمیت دورکاری و دسترسی آنلاین است. اما وقتی اینترنت محدود میشود:
• بسیاری از ابزارهای مبتنی بر سرویسهای خارجی از دسترس خارج میشوند
• کارکنان خارج از دفتر مرکزی، دچار وقفه کاری میشوند
اتوماسیون اداری؛ دفتر کار همراه شما
با یک اتوماسیون اداری تحت وب:
• کاربران میتوانند از طریق مرورگر، موبایل یا تبلت به کارتابل خود دسترسی داشته باشند
• در صورت فراهم بودن زیرساخت، سامانه میتواند روی شبکه ملی و یا اینترانت سازمانی در دسترس باشد
• نسخۀ موبایل یا کارتابل موبایلی (که در محصول پیوست نیز بهصورت ماژول تکمیلی ارائه میشود) دسترسی مدیران و کارشناسان را در هر زمان ساده میکند
به این شکل، حتی اگر اینترنت بینالملل دچار مشکل باشد، تا زمانی که شبکه ملی و زیرساخت داخلی شما فعال است، فرآیندها و مکاتبات سازمان متوقف نمیشود.
۵. برتری اتوماسیون برای انعطاف دفاتر و ساختار سازمان
در شرایط پرتلاطم، سازمانها مجبورند:
• ساختارها را بازطراحی کنند
• واحدها را جابهجا یا ادغام کنند
• برخی مسئولیتها را بهصورت موقت به افراد دیگر بسپارند
اگر این تغییرات روی کاغذ و کانالهای پراکنده اداره شود، کنترل کار سخت و میزان خطا بالا میرود.
اتوماسیون اداری؛ ستون فقرات انعطاف سازمان
با استفاده از اتوماسیون اداری:
• تعریف و تغییر واحدها، پستها، سطوح دسترسی و جانشینها بهصورت متمرکز انجام میشود
• ارجاعها، امضاها و تأییدها بر اساس ساختار جدید سازمان تنظیم میگردد
• در صورت مرخصی یا عدم دسترسی یک مدیر، میتوان برای او جانشین تعریف کرد تا کارها متوقف نشود
این انعطافپذیری باعث میشود سازمان در مواجهه با بحرانهای بیرونی، سریعتر خود را سازگار کند.
۶. پیادهسازی فرآیندها و امکان اصلاح آنها بر حسب شرایط جدید
یکی از مهمترین مزیتهای اتوماسیون اداری، فراتر از صرفاً «نامهنگاری»، امکان تعریف و خودکارسازی فرآیندهای سازمانی است:
• فرآیندهای درخواست خرید، مرخصی، هماهنگی پروژه، پیگیری مشتریان و…
• گردش فرمها بین واحدهای مختلف
• ثبت تاریخچه و گزارشهای دقیق از عملکردها
چرا این موضوع در بحرانها حیاتی است؟
وقتی شرایط محیطی (مثل محدودیت اینترنت، تغییر قوانین، جابهجایی نیروها) عوض میشود، شما باید بتوانید:
• بهسرعت برخی مراحل را کوتاهتر یا طولانیتر کنید
• تأییدهای جدید اضافه کنید یا تأییدهای غیرضروری را حذف کنید
• مسیرهای متفاوت برای شرایط ویژه تعریف کنید
نرمافزارهایی مانند اتوماسیون اداری پیوست، با ماژول فرمساز و موتور فرآیند این امکان را میدهند که:
• فرمها و فرآیندها را بدون نیاز به برنامهنویسی، طراحی و اصلاح کنید
• بر اساس شرایط جدید، نسخههای تازهای از فرآیندها را اجرا و تست کنید
• هر زمان لازم بود، دوباره آنها را بهروزرسانی کنید
این یعنی سیستم اداری شما با تغییر شرایط کشور و بازار، منعطف و قابلانطباق باقی میماند.
اختلال یا قطع اینترنت بینالملل میتواند بسیاری از ابزارهای رایج کاری را از دسترس خارج کند؛ از ایمیلها و پیامرسانها گرفته تا سرویسهای آنلاین مختلف. در چنین شرایطی، سازمانهایی که زیرساخت ارتباطی و فرآیندی خود را بر پایه ابزارهای داخلی و قابلاعتماد بنا کردهاند، کمتر دچار وقفه در کار میشوند.
اتوماسیون اداری کمک میکند مکاتبات، مستندات و فرآیندهای سازمانی در یک بستر متمرکز و امن مدیریت شوند؛ بستری که حتی در شرایط محدودیت اینترنت نیز امکان ادامه فعالیت و هماهنگی بین واحدها، دفاتر و کارکنان را فراهم میکند.
نرمافزار اتوماسیون اداری پیوست با امکان استقرار روی زیرساخت سازمان، تعریف فرآیندهای کاری، مدیریت مستندات و دسترسی آنلاین برای کاربران، تلاش میکند در چنین شرایطی همراه سازمانها باشد؛ تا ارتباطات کاری، گردش کارها و دسترسی به اطلاعات حیاتی سازمان متوقف نشود. هدف از پیادهسازی چنین سیستمی تنها بهبود بهرهوری در روزهای عادی نیست؛ بلکه فراهم کردن زیرساختی است که در روزهای دشوار نیز بتوان به آن تکیه کرد.
انتهای پیام
مرتبط با:
