«آوات» چه کمکی به رشد و توسعه کسبوکارهای کوچک و متوسط میکند؟
نرمافزار اتوماسیون اداری آوات یک راهکار هوشمند و ابری برای همکاری تیمی و بسیاری از نیازهای سازمانی کسبوکارهای کوچک و متوسط است که توسط شرکت چارگون ارائه شده است.
مهین محمدی، مدیر محصول تیم آوات در گفتوگوی اختصاصی با کاماپرس از این محصول ابری، ویژگیهای آن و چالشهایی که در مسیر توسعه محصول داشتهاند، سخن به میان آورده است.
برای مشاهده جدیدترین اخبار کسب و کار کاماپرس را در اینستاگرام دنبال کنید.
کمی درباره داستان تولد آوات بگویید. چه نیاز و دغدغهای در بازار وجود داشت که باعث شد آوات متولد شود؟
حدود پنج سال پیش از طرف مدیریت شرکت چارگون با من تماس گرفته شد. آقای طبری، رئیس هیئتمدیره، با من تماس گرفتند و گفتند یک نیازی را در بازار شناسایی کردهاند. در آن مقطع، خود من در بانک مشغول به کار بودم و پیش از آن نیز در شرکتهای بورسی فعالیت داشتم. ایشان توضیح داد که یک دغدغه جدی در بازار وجود دارد و آن این است که شرکتهای کوچک و متوسط نمیتوانند بهخوبی از سیستمهای بزرگ اتوماسیون اداری استفاده کنند. پیچیدگیهای این سیستمها کار را برای شرکتهای کوچک و متوسط دشوار میکند. از طرف دیگر، بسیاری از این شرکتها امکان خرید سرور را ندارند. چراکه این سیستمها معمولاً نیاز به سرور دارند، فضای فیزیکی برای نگهداری سرور لازم است و باید فرد یا تیمی برای نگهداری و رسیدگی به آن وجود داشته باشد تا دادهها در استوریجهای امن ذخیره شوند. مساله امنیت اطلاعات نیز در این زمینه بسیار مهم است. مجموع این عوامل باعث میشود خرید و استفاده از سیستمهای سنتی اتوماسیون برای این شرکتها سخت و پرهزینه باشد. در واقع، هدف این بود که یک طرح نو، نه با مدل سنتی، بلکه بهصورت کاملاً مدرن راهاندازی شود. اتوماسیون اداری که شرکتهای کوچک و متوسط بتوانند از آن استفاده کنند.
این ایده برای من بسیار جذاب بود. با اینکه در آن زمان فرزند سهسالهای داشتم و موقعیت شغلیام در بانک بسیار باثبات بود، اما همیشه این را میگفتم که فضای اداری بانک بیش از حد ایستا است. من قبل از آن از بورس به بانک آمده بودم. در بورس، فضا بسیار پویا و فعال بود. حتی در اوایل دهه ۸۰ که در شرکت نرمافزاری ارائهدهنده خدمات به کارگزاری بورس کار میکردم، فضا بسیار شلوغ، چابک و اکتیو بود، اما بانک چنین فضایی نداشت.
در حقیقت، این ایده دقیقاً جزو آرزوهای من هم بود. در شرکتهای مختلفی که کار کرده بودم، سیستمهای اتوماسیون هرکدام بهصورت جزیرهای بودند. حسابداری از یک شرکت، منابع انسانی از شرکت دیگر، مکاتبات از یک مجموعه دیگر و پروژهها هم اغلب با ابزارهایی مثل MS Project که فارسیسازی مناسبی هم نداشت، انجام میشد. در واقع هر کدام یک جزیره جداگانه بودند. من از حدود سال ۷۸ که وارد صنعت نرمافزار شدم، همیشه این حس را داشتم که کاش یک سیستم یکپارچه وجود داشت. برای استفاده از این سیستمها، باید نام یک کارمند را در چند جا ثبت میکردیم و یک داده باید چند بار ذخیره میشد. همانطور که گفتم، این ایده برای من بسیار جذاب بود، چون سیستم کاملاً یکپارچه و مبتنی بر فضای ابری میشد. پنج سال پیش، فناوری ابری واقعاً در لبه تکنولوژی قرار داشت. امروز با سرعت بالای پیشرفتها شاید نتوان گفت فضای ابری همچنان لبه تکنولوژی است، اما همچنان میتوان فناوریهای جدید را در این حوزه بهکار گرفت.
من پنج سال پیش کار را شروع کردم. یادم هست که این شروع مصادف با دوران کرونا بود؛ همه ماسک میزدیم و در اتاقها با محدودیت کار میکردیم. ابتدا خودم بودم، بعد مدیر فنی را جذب کردیم، سپس مالک محصول و بهتدریج نیروهای دیگر اضافه شدند. جذب نیرو از خارج از شرکت چارگون کار سادهای نبود، اما این اتفاق افتاد. به آنها آموزش بیزینسی دادیم و کار را با پنج نفر شروع کردیم. امروز تعداد تیم به حدود بیست و چند نفر رسیده است. صادقانه بگویم، خوشحالم که تیم از این بزرگتر نشده و تمام تلاشم این است که تیم کاملاً چابک باقی بماند؛ چابکی واقعی، نه صرفاً در حد یک عنوان یا ادعا. به نظر من یکی از نشانههای چابکی، اندازه مناسب تیم است.
در تیم ما، مارکتینگ، پشتیبانی، توسعهدهندگان، کارشناسان تست و سایر نقشها حضور دارند و تعامل میان آنها بهگونهای است که هیچکدام بهصورت جزیرهای عمل نمیکنند. توسعهدهنده نمیگوید پشتیبانی فقط کار خودش را میکند و پشتیبانی هم نمیگوید توسعهدهندگان از واقعیتهای کار خبر ندارند. اگر قرار باشد محصول جدیدی را هم آغاز کنیم، حتماً یک تیم جدید در کنار تیم فعلی شکل میدهیم. نمیگویم که چند توسعهدهنده به تیم اضافه میکنیم، بلکه یک تیم مستقل برای محصول بعدی تشکیل میشود تا آن هم بتواند چابک پیش برود.
آوات هم اکنون کدام سرویسها را ارائه میدهد؟
آوات هر آنچه را که یک مدیر یا مدیرعامل برای اداره شرکت و ساماندهی امور اداری نیاز دارد در اختیار او قرار میدهد تا بدون دغدغه بتواند روی کسبوکار اصلی خود تمرکز کند. مدیرعامل دیگر نگران این نیست که نامهها چه شد، تسکها چگونه پیش میروند یا جلسات بهدرستی برگزار میشوند یا خیر. این سیستم بهصورت خودکار امور را پیش میبرد. ما راهکار مکاتبات داریم و راهکار جلسات، راهکار پروژهها و کارها را ارائه میدهیم. البته بهزودی یک راهکار حسابداری ساده نیز در کنار اینها اضافه میشود. همچنین یک راهکار منابع انسانی کوچک نیز داریم که در کنار این سیستمها کار میکند تا در نهایت یک بسته کامل از راهکارها برای شرکتها فراهم شود.
یکی از دغدغههای مهم در این حوزه، امنیت داده است. بسیاری از شرکتهایی که از سیستمهای اتوماسیون استفاده میکنند، در مدلهای سنتی سرور اختصاصی دارند و تصور میکنند امنیت دادههایشان بهتر تضمین میشود. اما وقتی سیستم به فضای ابری منتقل میشود، ممکن است این نگرانی ایجاد شود که اطلاعات کجا نگهداری میشود و چگونه از دسترسی غیرمجاز محافظت میشود. راهکار شما برای این دغدغه کسبوکارها چیست؟
واقعیت این است که این دغدغه همیشه وجود داشته و هنوز هم وجود دارد. اگر به تجربه گذشته برگردم، در سال 81 وقتی بورس تصمیم گرفت اطلاعات را بهصورت آنلاین منتشر کند، نگرانیهای مشابهی وجود داشت. آن زمان اطلاعات روی دیسکت جابهجا میشد و بهروزرسانی آنها بسیار دشوار بود. کمکم بورس به این نتیجه رسید که دادهای که یک ثانیه دیرتر منتشر شود، عملاً بیارزش است و باید آنلاین باشد. در سیستمهای ابری، دادهها بهصورت متمرکز روی یک سرور مشخص قرار ندارند، بلکه در چندین سرور و دیتاسنتر توزیع میشوند. دادههای یک شرکت مشخص نیست دقیقاً روی کدام سرور یا در کدام شهر قرار دارد. علاوه بر این، دادهها رمزنگاری میشوند و حتی اگر کسی در مسیر انتقال به آنها دسترسی پیدا کند، اطلاعات برایش قابل فهم نخواهد بود. حتی افرادی که با دیتابیس یا خود محصول کار میکنند، به داده خام دسترسی مستقیم ندارند.
به نظر من، این موضوع نیاز به فرهنگسازی دارد و بهتدریج، طی شش ماه تا یک سال آینده این درک عمومی ایجاد میشود که نگهداشتن دادهها روی سرورهای محلی یا بهاصطلاح زیر بالش، الزاماً امنیت بیشتری ایجاد نمیکند و اتفاقاً ریسک بالاتری دارد، در حالی که دیتاسنترها تحت مراقبتهای ویژه امنیتی قرار دارند.
بدون شک از زمان راهاندازی آوات تاکنون چالشهای زیادی را پشت سر گذاشتهاید. مهمترین چالشی که امروز با آن مواجه هستید، چیست؟
به نظر من یکی از مواردی که دیگر صرفاً چالش نیست، بلکه بحران محسوب میشود، مساله منابع انسانی یا بحران نیروی متخصص است. نیروهایی که جذب میکنیم، از نظر فنی توانمند هستند. اما طبیعتا با کسبوکار آشنا میشوند، رشد میکنند و بعد از مدتی تصمیم به مهاجرت میگیرند؛ یا حتی از همان ابتدا چنین تصمیمی دارند. من همکاری داشتم که میگفت حتی پدربزرگ من هم به دنبال راهی برای مهاجرت است! این موضوع در تمام تیمهای نرمافزاری دیده میشود و تیم ما هم از این قاعده مستثنا نیست.
اوایل این موضوع برایم سخت بود، چون در گذشته تعصب به محصول در نیروها بسیار پررنگتر بود. اما امروز میبینیم که افراد با وجود علاقه، تصمیم به رفتن میگیرند. شاید هم اکنون از تیم اولیه ما تنها دو نفر باقی مانده باشند. برای مدیریت این بحران، ما بهشدت روی مستندسازی کار کردهایم. بهگونهای که هر نیروی جدید بتواند در مدت کوتاهی با سیستم، فریمورک، فرآیندها و کسبوکار آشنا شود، وارد اسپرینت شود و کار را شروع کند. ما این واقعیت را پذیرفتهایم و تلاش کردهایم ساختار را طوری طراحی کنیم که حداقل وابستگی به افراد وجود داشته باشد.
در نهایت، درباره فرهنگسازی در حوزه استفاده از فضای ابری و اعتماد به آن هم ممکن است به چالش بخوریم. فکر میکنم این فرآیند بهتدریج در حال شکلگیری است و به زمان نیاز دارد. امروز همه ما به نوعی دادههای شخصیمان را در اختیار ابزارهای هوش مصنوعی قرار میدهیم و این خود به فرهنگسازی کمک میکند. به هر حال همه ما ممکن است در چتبات هوش مصنوعی به مواردی اشاره کنیم که دوست نداریم کسی ببیند، اما در هر صورت اعتماد میکنیم و دادهها را در اختیار آن قرار میدهیم. به نظرم این موضوع در حال حل شدن است و فرهنگسازی که درباره آن انجام میشود، میتواند خیال همه را راحت کند.
این فرهنگسازی که به آن اشاره کردید، شامل چه مواردی است و چگونه میتوان به آن سرعت بخشید؟
برای تسریع این روند، ما کمپینهایی مانند «رفیق خوب»، «حال کار» و «راه ابری ابریشم» را طراحی و اجرا کردهایم و همچنان در حال برگزاری آنها هستیم. به نظر من، آموزش مدیران، مدیران عامل، مدیران منابع انسانی و مدیران اجرایی نقش کلیدی دارد و تمرکز بر آگاهیبخشی به این گروهها میتواند این فرهنگسازی را سریعتر و مؤثرتر کند.
احساس من این است که شاید اساساً دیگر نیازی هم به اقدام خاصی از سمت ما نباشد و خود هوش مصنوعی در حال انجام این کار است. از نظر من، شاید دو سال پیش نگرانی جدیتری وجود داشت؛ آن زمان با خودم میگفتم حالا چطور باید به افراد ثابت کنم که برای دادههایشان اتفاقی نمیافتد. اما امروز افرادی به ما مراجعه میکنند و میخواهند از آوات استفاده کنند. برای من جالب است که میبینم این افراد حتی نگرانی خاصی درباره اطلاعاتشان ندارند. این موضوع حتی در مورد برخی ارگانهای دولتی و نهادهای خاص دولتی هم صادق است. وقتی این اتفاق را میبینیم، متوجه میشویم که خود این فضا بهطور طبیعی در حال جلو رفتن است و شاید دیگر نیاز نباشد ما تلاش ویژهای برای اقناع بازار انجام دهیم.
آوات چه عدد و رقمهایی را در بازار ایجاد کرده است؟ به چه میزان در زمینه رشد و توسعه کسبوکارهای کوچک موفق بودهاید؟
حقیقت این است که ما ارتباط بسیار نزدیکی با مشتریان داریم. بهویژه مالک محصول آوات که بهصورت مستمر با مشتریان در تماس است، با آنها گفتگو میکند و از آنها بازخورد میگیرد. با این حال، ما نمیتوانیم روی دادههای آنها دادهکاوی انجام دهیم، چراکه داده متعلق به مشتری است و ما بهصراحت تعهد دادهایم که هیچگونه ماینینگ یا تحلیل مستقیم روی اطلاعات آنها انجام ندهیم و اساساً اجازه چنین کاری را هم نداریم. اما از طریق گفتوگو با مشتریان، دقیقاً متوجه نیازها و مسائل آنها میشویم. برای مثال، مشتری میگوید ما نامهای را ثبت میکنیم، ارجاع میدهیم، عطف میزنیم و فرآیندهای متعددی روی آن انجام میدهیم. این بازخوردها به ما نشان میدهد که سیستم واقعاً در حال استفاده شدن و کار کردن است. یا در مثالی دیگر، ما هوش مصنوعی را به شکل بسیار مناسبی در دل سیستم آوردهایم. بهگونهای که هسته مکاتبات، جلسات، مدیریت پروژه و کارها کاملاً به هم متصل هستند. برای نمونه، وقتی کاربر میخواهد نامهای بنویسد، میتواند بگوید قصد دارم یک نامه غیررسمی یا رسمی برای یک شرکت خاص تنظیم کنم و هوش مصنوعی این کار را انجام میدهد. یا در بخش جلسات، صورتجلسهای ثبت میشود و کاربر میگوید در این جلسه قرار شد آقای ایکس فلان اقدامات را انجام دهد و نامهای هم برای یک ارگان مشخص ارسال شود. در کنار این موارد، سیستم پیشنهاد میدهد که آیا میخواهید این موارد با کمک هوش مصنوعی انجام شود یا خیر. با تأیید کاربر، برای همان جلسه یک پروژه ایجاد میشود، وظایف مرتبط تعریف میشود و نامه نیز بهصورت خودکار تولید میشود. در نهایت، کاربر فقط آن را بازبینی و ارسال میکند.
هدف من این است که بگویم هوش مصنوعی بهطور کامل در سیستم آمیخته شده و این اجزا بهصورت جزیرهای از هم جدا نیستند، بلکه کاملاً یکپارچه عمل میکنند. حتی پیش از آنکه ما برخی از این قابلیتها را در بکلاگ قرار دهیم، مشتریان با ما تماس میگرفتند و میگفتند که میخواهند خروجی صورتجلسات بهصورت خودکار در پروژهها و کارها بنشیند. این ایدهها نشان میدهد که سیستم در تمام فرآیندهای شرکت آنها در حال استفاده است. با این حال، اگر بخواهم عدد و رقم مشخصی ارائه دهم، باید بگویم در حال حاضر نه چنین دادهای داریم و نه لزوماً تمایل داریم بدون رضایت مستقیم مشتری وارد این فضا شویم، مگر اینکه بهصورت شفاف با خودشان گفتوگو کنیم و دادهها را با اجازه آنها دریافت کنیم که این موضوع را هم در برنامههای آینده خود قرار دادهایم.
چه برنامهای برای توسعه آوات دارید؟
از همان ابتدای شروع کار، من و همکارانی که با هم استارت کار را زدیم، با هم عهد کردیم که محصولی ساده طراحی کنیم. محصولی که پیچیدگی اتوماسیونهای اداری سنتی را نداشته باشد، اما در عین حال کاملاً مدرن باشد. ما در این مسیر، سیستمهای مدرن خارجی را بنچمارک کردیم. هرچند ساختار مکاتبات آنها با ما متفاوت است و الزاماتی مانند امضای مدیرعامل یا تأیید مدیر مربوطه به شکل رایج ما را ندارند، اما تلاش کردیم منطق مدرن آن محصولات را در بخش کارها، پروژهها و جلسات خودمان پیادهسازی کنیم.
تصویری که دوست داریم از آوات در ذهن کاربران شکل بگیرد این است که وقتی نام آوات مطرح میشود، کاربر بگوید هر چیزی که نیاز دارم اینجا وجود دارد و اگر ایدهای هم داشته باشم، میتوانم آن را مطرح کنم، بررسی میشود و در زمان کوتاهی برای من منتشر میشود. این اتفاق تا حدی در حال حاضر هم رخ میدهد، اما هدف ما این است که این فرآیند کاملاً روان و جاری شود.
ایدهآل ما این است که هر کاربری، چه مدیرعامل، چه مدیر یک بخش و چه یک کارمند، وقتی پشت سیستم مینشیند، آوات مانند یک دستیار هوشمند به او بگوید امروز چه کارهایی در اولویت دارد، کدام کارها میتوانند به فردا موکول شوند و کدام جلسات حتماً باید برگزار شوند. حتی اطلاعات مورد نیاز جلسات را از جلسات قبلی و مکاتبات گذشته در اختیار او بگذارد. به بیان دیگر، آوات باید یک دستیار کاملاً هوشمند باشد؛ نه بهصورت شعاری، بلکه واقعاً چابک و هوشمند. بهگونهای که مدیر با خیال راحت بداند زمانش هدر نمیرود و میتواند بهخوبی زمان خود را مدیریت کند. این انتظاری است که من از آوات دارم و معتقدم با توجه به سرعت پیشرفت هوش مصنوعی، دستیابی به این هدف چندان دور از دسترس نیست.
با توجه به سرعت رشد هوش مصنوعی، احتمالا به زودی به این امکانات دست خواهید یافت؟
دقیقا همینطور است و به هیچ وجه آن زمان دور نیست. علاوه بر این، ما تلاش کردهایم هوش مصنوعی را بهنوعی بومیسازی کنیم. بسیاری از شرکتها نگرانی قطعی اینترنت دارند، بهویژه در شهرکهای صنعتی که گاهی اینترنت با مشکل مواجه است یا فقط در ساعات خاصی وضعیت بهتری دارد. ما این امکان را فراهم کردهایم که حتی بهصورت آفلاین نیز بتوان از قابلیتهای هوش مصنوعی استفاده کرد، چراکه این سیستم روی سرورهای خودمان مستقر است. بنابراین دغدغهای که بسیاری دارند، یعنی وابستگی کامل به اینترنت، در اینجا برطرف شده است.
انتهای پیام
