نرم‌افزار اتوماسیون اداری چطور سرعت کار سازمان را چند برابر می‌کند؟
نامه‌ای که سه روز روی میز ماند، فرمی که برای یک امضا باید از چهار اتاق بگذرد و پرونده‌ای که هیچ‌کس نمی‌داند کجاست؛ این تصویر برای بسیاری از مدیران ایرانی آشناست. سازمانی که کارهای اداری‌اش روی کاغذ جلو می‌رود، هر روز زمان و هزینه از دست می‌دهد.
به گزارش کاماپرس به همین دلیل است که امروز کمتر شرکت یا سازمانی را می‌توان پیدا کرد که به فکر اتوماسیون اداری نباشد. اما انتخاب ابزار درست به اندازه خود تصمیم به مکانیزه شدن اهمیت دارد. در این گزارش می‌بینیم اتوماسیون اداری دقیقاً چه کاری می‌کند و هنگام انتخاب آن به چه نکاتی باید توجه کرد.
اتوماسیون اداری چیست و چرا دیگر انتخابی نیست؟
اتوماسیون اداری بستری است که گردش نامه‌ها، فرم‌ها، اسناد و ارجاعات سازمان را از کاغذ به فضای الکترونیک می‌برد. هر کارمند و مدیر یک کارتابل الکترونیک دارد و هر نامه یا درخواستی مسیر مشخصی را طی می‌کند.
مزیت اصلی این روش شفافیت است. مسیری که هر نامه طی کرده و زمانی که در هر مرحله مانده مشخص است؛ پس مدیر می‌داند کار کجا متوقف شده است. بایگانی هم الکترونیک می‌شود و پیدا کردن یک سند قدیمی چند ثانیه طول می‌کشد.
با گسترش دورکاری، شعبه‌های پراکنده و شرکت‌های چندشعبه‌ای، کارتابلی که فقط روی میز کار باشد دیگر کافی نیست. سازمان باید بتواند از هر جا کارهایش را پیش ببرد.
اتوماسیون اداری پیوست؛ همه کارهای اداری در یک کارتابل
نرم‌افزار اتوماسیون اداری یک سامانه تحت وب است که مکاتبات، فرم‌ها، اسناد، ارجاعات و جلسات سازمان را در یک محیط یکپارچه جمع می‌کند.
مهم‌ترین امکانات آن:
- کارتابل یکپارچه: نامه‌های وارده، فرم‌های در انتظار تأیید، کارهای ارجاعی و دعوت‌نامه‌های جلسه همه در یک جا دیده می‌شوند.
- نامه‌نگاری و دبیرخانه: ثبت، امضا، ارسال، ارجاع و بایگانی نامه، همراه با پیگیری مسیر و زمان هر مرحله.
- فرم‌ساز و گردش کار: فرم‌های کاغذی مثل درخواست خرید یا مرخصی به فرآیندهای الکترونیکی تبدیل می‌شوند که خودکار به نفر بعدی می‌رسند.
- مکاتبه با بیرون از سازمان: ایمیل، فکس و تبادل استاندارد نامه با سازمان‌های دیگر از همان کارتابل انجام می‌شود.
- کارتابل روی موبایل: بدون نیاز به نصب برنامه، از مرورگر گوشی و تبلت می‌توان نامه امضا کرد، فرم تأیید کرد و کار ارجاع داد.
- گزارش و نظارت مدیریتی: مدیران فقط نامه‌ها را نمی‌بینند؛ وضعیت کارها و گلوگاه‌های سازمان را هم کنترل می‌کنند.
مناسب برای چه سازمان‌هایی؟
اتوماسیون اداری پیوست برای سازمان‌های متوسط و بزرگ طراحی شده است؛ چه خصوصی و چه دولتی. نقطه قوت آن در هلدینگ‌ها و سازمان‌های چندشرکتی است.
در این سازمان‌ها هر شرکت یا شعبه می‌تواند دبیرخانه مستقل خود را داشته باشد. با این حال همه در یک ساختار و بانک اطلاعاتی مشترک کار می‌کنند و مکاتبات بین آن‌ها بدون کاغذ جابه‌جا می‌شود. سازمان‌هایی با پراکندگی جغرافیایی هم از همین امکان سود می‌برند.
هنگام انتخاب اتوماسیون اداری به چه نکاتی توجه کنیم؟
- تحت وب بودن: نرم‌افزار باید بدون نصب روی تک‌تک سیستم‌ها و از هر دستگاهی در دسترس باشد.
- هماهنگی با ساختار سازمان: چارت سازمانی، دبیرخانه‌ها و سطح دسترسی‌ها باید با واقعیت سازمان شما تنظیم شوند.
- امنیت و مدیریت دسترسی: هر کاربر فقط باید به اطلاعاتی که مجاز است دسترسی داشته باشد.
- امکان رشد: اینکه بتوان بعداً مدیریت اسناد، جلسات یا فرم‌ساز را به همان سیستم اضافه کرد.
- پشتیبانی و آموزش: تیمی که پس از استقرار کنار سازمان بماند و کاربران را آموزش دهد.
پیوست برای همه این موارد پاسخ آماده دارد؛ از ماژول‌های مکمل اداری تا آکادمی آموزشی و پشتیبانی اختصاصی.
جمع‌بندی
اتوماسیون اداری دیگر یک ابزار لوکس نیست؛ پایه نظم کارهای روزانه سازمان است. انتخاب سیستمی که با ساختار سازمان شما جور باشد و با رشد شما بزرگ شود، از هزینه‌های جابه‌جایی در آینده جلوگیری می‌کند.
برای آشنایی بیشتر با امکانات و دیدن محیط نرم‌افزار می‌توانید به صفحه اتوماسیون اداری پیوست سر بزنید و دموی رایگان درخواست کنید.
انتهای پیام
مرتبط با:
