موجودی انبار چرا با واقعیت مغایرت پیدا میکند؟
آیا تا به حال پیش آمده موجودی ثبتشده در سیستم با موجودی واقعی انبار یکسان نباشد؟ این مغایرت میتواند باعث تأخیر در سفارشها، توقف تولید، زیان مالی و حتی نارضایتی مشتریان شود. این مشکل فقط به خاطر اشتباه کارکنان نیست؛ معمولاً مجموعهای از عوامل باعث آن میشوند.
به گزارش کاماپرس، در ادامه مهمترین عوامل ایجاد مغایرت میان موجودی ثبتشده در سیستم و موجودی واقعی انبار را بررسی میکنیم.
۱. ثبت نشدن بهموقع ورود و خروج کالا
یکی از دلایل اصلی اختلاف موجودی، ثبت نکردن ورود و خروج کالا در زمان مناسب است. ممکن است انباردار به دلیل حجم بالای کار، ثبت یک کالا را فراموش کند یا عملیات ثبت با تأخیر انجام شود. در چنین شرایطی، موجودی نرمافزار با موجودی فیزیکی متفاوت خواهد شد. استفاده از نرمافزارهای مدیریت انبار، که امکان ثبت همزمان سندهای ورود و خروج در تاریخهای مختلف را فراهم مینماید، میتواند این مشکل را کاهش دهد.
۲. خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات
انتخاب اشتباه کالا، وارد کردن تعداد نادرست یا ثبت یک محصول با کد اشتباه از جمله خطاهای انسانی رایج در انبار است. اگر اطلاعات پایه درست نباشد، گزارشهای موجودی نیز قابل اتکا نخواهند بود. نرمافزارهای حرفهای انبارداری با استفاده از هشدارها، محدودیتهای ثبت و کنترل کد کالا میتوانند بسیاری از این خطاها را شناسایی کرده و احتمال بروز آنها را کاهش دهند.
۳. انبارگردانی نامنظم
انبارگردانی یکی از مهمترین ابزارهای شناسایی مغایرت موجودی است. اگر یک مجموعه در طول سال موجودی فیزیکی کالاها را شمارش نکند، ممکن است کسری یا مازاد کالا برای مدت طولانی پنهان بماند. در واحدهایی که گردش کالا بالاست، انجام انبارگردانی فصلی یا حداقل هر شش ماه یکبار میتواند به تطبیق موجودی فیزیکی و اطلاعات نرمافزار کمک کند. داشتن نرم افزار انبارداری باعث میشود عملیات انبارگردانی با دقت و سرعت بیشتری انجام پذیرد.
۴. نبود ارتباط بین انبار و فروش
وقتی سیستم فروش و انبار به یکدیگر متصل نباشند، ممکن است فروشنده کالایی را بفروشد اما موجودی آن از سیستم انبار کسر نشود. نتیجه چنین فرآیندی، ایجاد اختلاف میان موجودی واقعی و موجودی ثبتشده است. در یک سیستم یکپارچه، ثبت فاکتور فروش میتواند بهصورت خودکار موجودی انبار را کاهش دهد و ثبت خرید نیز موجودی را افزایش دهد. همچنین استفاده از کدگذاری یکسان کالا در فروش و انبار، احتمال خطا را کمتر میکند.
۵. ثبت اطلاعات در اکسل یا چند نرمافزار جداگانه
استفاده همزمان از چند فایل اکسل یا نرمافزار برای مدیریت موجودی، احتمال ثبت چندباره اطلاعات یا وارد کردن دادههای متفاوت را افزایش میدهد. هرچه تعداد سیستمها و افرادی که اطلاعات را وارد میکنند بیشتر باشد، احتمال خطا نیز بالاتر میرود. همچنین تهیه گزارشات از چند جای مختلف باعث بروز مغایرت میشود. یکپارچهسازی اطلاعات در یک نرمافزار واحد میتواند از دوبارهکاری و مغایرتهای ناشی از آن جلوگیری نماید.
۶. نداشتن کنترل سطح دسترسی کاربران
اگر مشخص نباشد هر کاربر به کدام بخشهای سیستم دسترسی دارد، به دلیل اینکه مشخص نیست وظیفه هر فرد در سیستم چیست و مسئول انجام چه کاری در نرم افزار میباشد در صورت بروز اشتباه هیچ شخصی مسئولیت انجام اشتباه را نمیپذیرد، در نتیجه مغایرت در سیستم بیشتر میشود. سیستمهای حرفهای امکان تعیین سطح دسترسی کاربران و ثبت سوابق فعالیت آنها را فراهم میکنند. با این کار مشخص میشود هر شخص باید چه کاری انجام دهد و بابت چه اموری پاسخگو باشد. در این صورت، مدیر یا ادمین میتواند بررسی کند چه کسی، چه اطلاعاتی را تغییر داده و در صورت بروز مغایرت، منشأ مشکل را سریعتر پیدا کند.
انتهای پیام
مرتبط با:
