۴ نکته ضروری که پیش از انتخاب نرم افزار حسابداری برای شرکت ها باید به آن توجه کنیم

امروزه با وجود نرم افزار حسابداری، حتی شرکت‌های کوچک نیز از حسابداری دستی و کاغذی فاصله گرفته‌اند. مسیر مدیریت مالی با وجود نرم افزار حسابداری، در شرایط استانداردتر با رابط کاربری آسان‌تر قرار گرفته ‌است.

به گزارش کاماپرس، توجه به چند نکته ضروری هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری، کلید سرمایه‌گذاری اصولی روی بخش مدیریت مالی مجموعه شماست.

برای مشاهده جدیدترین اخبار کسب و کار کاماپرس را در اینستاگرام دنبال کنید.

این 4 نکته مهم عبارت اند از :

قابلیت بروز رسانی

قابلیت بروزرسانی یکی از مهمترین ویژگی ها برای حفظ کارایی و انطباق نرم افزار های حسابداری با قوانین مالیاتی است. همانطور که می دانید قوانین مالیاتی، بیمه، ارزش افزوده و یا حتی استاندارد های حسابداری مرتبا تغییر می‌کنند و نیاز ها و خروجی های متفاوتی را در نرم افزار ایجاد می‌کنند یک نرم افزار خوب باید این قابلیت را داشته باشد که همگام با تغییرات قانونی و نیاز سازمان ها تغییرات و بروزرسانی هایی را در نرم افزار ایجاد کند. (به عنوان مثال ارسال دفاتر الکترونیک به صورت مستقیم از نرم افزار برای دارایی که در سال 1404 ایجاد شد). بنابراین از جمله ویژگی های مهم یک نرم افزار حسابداری مناسب قابلیت بروزرسانی به صورت مداوم می باشد. نرم افزاری که قابلیت بروزرسانی را دارد، مدت زمان بیشتری می‌توان از آن استفاده کرد و بنابراین نیازی به خرید نرم افزار جدید نیست و از هدر رفتن سرمایه جلوگیری می نماید.

محیط کاربری آسان

قابلیت محیط کاربری آسان می تواند به یکی از مهمترین عوامل خرید نرم افزار بدل شود. این قابلیت باعث افزایش سرعت کار، کاهش خطا انسانی و در نهایت رضایت کاربران می شود. وقتی نرم افزاری تمامی فرم ها و پنجره هایش را به صورت ساده و منظم طراحی کرده باشد، احتمال ورود اطلاعات یا ثبت اطلاعات به صورت اشتباه بسیار کمتر می شود. همچنین کاربران تازه وارد به مجموعه زودتر نرم افزار را یاد می گیرند و این امکان به خودی خود باعث می‌شود مجموعه زمان زیادی را برای آموزش به کاربران جدید صرف نکند.

آموزش و پشتیبانی قوی

در کنار امکاناتی که یک نرم افزار برای کاربران فراهم می‌کند، آموزش تاثیر بسزایی در استفاده از نرم افزار دارد و از خطاها و مغایرت های احتمالی جلوگیری می‌کند. می توان گفت مهمترین ترین قابلیتی که یک نرم افزار حسابداری مناسب می بایست آن را داشته باشد، قابلیت آموزش و پشتیبانی قوی است. بدین معنا که شرکتی که نرم افزار را ارائه می دهد می بایست تمامی مراحل کار با نرم افزار را با تمامی جزییات و مرحله مرحله به کاربران یاد دهد، راه ارتباطی سریع و حرفه ای جهت پاسخگویی به مشکلات کاربران داشته باشد و در تمامی مسیر کار با نرم افزار همراه آن ها باشد. کاربرانی که به خوبی آموزش دیده اند بسیار سریع تر و با دقت تر با نرم افزار کار خواهند کرد که  به خودی خود در دراز مدت باعث تسهیل شدن فرایند های حسابداری مجموعه می شود. پشتیبانی قوی هم از مواردی مهمی است که باید هنگام خرید نرم افزار به آن توجه شود. هرچقدر یک نرم افزار جامع و کامل باشد ولی کاربر نتواند  درست از آن استفاده کند، یا در استفاده از آن دچار مشکل شود، آن نرم افزار غیر قابل استفاده و بهره برداری برای آن شرکت است. پس به این نکته توجه کنید که داشتن شخصی در کنار خود که به نرم افزار و مشکلات آن آگاه است و به شما یاری میرساند می تواند امتیازی مهمی در خرید نرم افزار باشد.

نسخه آزمایشی

دمو تستی این امکان را ایجاد می کند که کاربران قبل از خرید بدون پرداخت هیچ هزینه ای با محیط نرم افزار آشنا شوند، آن را ارزیابی کنند، میزان کارایی و سرعت ثبت اطلاعات را بسنجند و در نهایت با نیاز های خود تطبیق دهند. این قابلیت از آن جهت مهم است که احتمال اینکه کاربر بعدا متوجه شود که نرم افزاری که خریداری نموده نیاز هایش را برطرف نمی کند صفر می شود.

انتهای پیام